必学邮件礼仪 让教授记住彬彬有礼的你

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在人与人面对面的沟通中，大家讲究说话之道；那么当我们把沟通半岛线上，把语言转换成文字，发送电子邮件也应该有它的“邮件之道”； 在邮件往来中，对方看不见你的表情，听不见你说话的语调，只能凭借你的用词来揣测你的用意 — 为了让你想表达的信息正确的传达给收件人，邮件之道在某种意义上来说甚至比说话之道更加重要。对于刚刚进入，或者即将进入大学校园的留学生来说，大家与同学和老师之间书面交流的需要越来越多；其次，大学每节课程的学生数量，尤其是新生很多的基础课，与高中课程相比扩大了很多，从而导致师生之间一对一的交流机会变少。所以课后有疑问或是想要与老师进行更深刻的讨论，给ta发封邮件是最便捷的方式听起来很简单的事情，为什么许多中国学生都在为给教授写邮件犯难呢？语言习惯不同：中国学生们的语法很好，词汇量很大，但大家学习英语的时候比较少关注不一样的句子结构和用词表达了哪些不同的语气；有时候你无心的一句话，可能在美国人听起来就不是很礼貌；文化不同：中国讲究辈分，你的老师是你的长辈，与长辈沟通应该用敬语、尊称；但美国的师生关系通常比较随意，没有必要过分的“毕恭毕敬”，沟通中偶尔的一个小玩笑也无伤大雅；沟通方式陌生：在上大学之前，相信大多数同学和小编一样，都不常使用邮件交流信息吧？既然是鲜少使用的沟通方式，大家自然也对邮件的写法、注意事项不够熟悉。下面就与大家分享，电子邮件写作1011.基本操作a.正确的称呼收件人i.记得每封邮件要以 “Dear” （“尊敬的”） 或 “Hello” 加上对收件人的合适称谓（如：Dear Dr. LastName）开头ii.如果你不确定收件人更倾向于什么样的称呼，“Professor LastName” 是通常不会出错的选择iii.小贴士：：教授一般会把他们更喜欢的称谓写在Syllabus上哦！b.在给老师/教授发邮件时，一定要注明你的全名，来自这名老师哪个时间段的哪节课。因为一名老师门下有数不清的学生且教授可能在同一个学期开设了多门课程，注明你想咨询的那节课程，会帮助教授更快更清晰的理解你发邮件的目的i.例： I am Xiaoming Wang from your ECON100 session on Monday 6:00-9:00pmc.在邮件的Subject栏注明这封邮件是关于什么具体的学科/作业/话题i.例：Subject: ECON100 - First Assignmentd.注意控制邮件长度i.尽量保持文字的简洁，全长最好不要超过一面e.及时回复邮件i.大家都不喜欢看到自己发出去的短信被已读不回，所以看到邮件之后一定要及时回复f.发送之前记得检查单词拼写，标点符号（中文的全角符号不适合用在英文邮件中哦）和语法i.一封用词正确书写规范的邮件，是给教授留下好印象的第一步g.选择一个比较学术、书面的字体i.比如Times New Roman, Arial，都是很适合用于正式邮件的字体，其他华丽花哨的字体可以留在以后作报告或是海报时用2.书写语气a.用一个积极、坚定的语气给教授写邮件 i.例：比如当你想表达“在你写完作业之后”这个意思的时候，你可以说“When I complete the project”（“当我写完作业的时候”） 而不要说 “If I complete the project” （“如果我能写完作业的话”）b.尽量避免使用负面词汇 i.负面词汇包括以“un-, non-, ex-” 开头，和以“-less”结尾的词c.☺表情符号可以是友好的象征，但在给教授发邮件时请谨慎使用i.有些教授可能并不喜欢太随意的邮件邮件风格，除非你非常确定收件人可以接受，不然轻易还是不要随意添加表情或者颜文字吧ii.如何判断你教授的邮件风格？1.如果ta的邮件内常出现缩写，偶尔夹杂玩笑，那你撰写邮件内容时，就也放轻松一些吧~d.选择正确的结束语i.与中文信件类似，在写完邮件正文后，英语邮件也会在发件人留名之前留下结束语。一些最常见的结束语包括“Best, XX” “Thanks” “Cheers” “Happy Monday/other days of the week”，如果你想让这封邮件显得更加正式，给收件人留下一个专业的形象的话，你可以说“Thank you”， “Have a wonderful day/weekend”, 或者“Regards,”ii.不管是非正式结束语还是正式结束语，大家最好根据邮件的具体内容和语境选择合适的结束语，毕竟直接留下你的大名会显得突兀呢。3.附件a.尽可能不要添加附件在发给不认识或者之前没有联系过的人的邮件中i.收件人可能会觉得附件是恶意病毒，而把你的邮件归类为垃圾邮件。你以后想要再与他联系可能就更困难了ii.当然也有例外情况，比如老师要求把作业放在邮件附件提交；或是公司HR要求申请人在附件里提交简历和Cover Letter。这些情况的话，就按照收件人的指示来进行b.如果你的邮件包含附件部分，记得在正文中标注你发送的附件名称和格式i.如果教授对作业文档命名有要求的话，记得按照教授的安排来命名你的文件ii.例： Attached: Econ Project 1_ Wang.docc.注意附件的文件大小，过大的文件可能给收件人造成问题d.如果你不想你的Word文档或者PowerPoint文件在对方下载之后出现了格式上的变化（原因可能是对方电脑和你使用的操作系统不同，或者你使用的字体在对方电脑上不支持等），可以考虑发送.pdf格式的文档来确保兼容性。当然了，前提是你的教授同意你上交.pdf格式的作业4.这些事情适合用邮件和教授沟通a.简短的，几句话之内就能解答的问题b.按教授要求，通过邮件上交作业5.这些事情不适合用邮件和教授沟通a.如果你的教授明确说明了，不要通过邮件交作业，那么请一定不要这么做。上课时除了专业知识，作业说明和教授要求也要特别注意b.虽然在应对突发事件时，给教授发邮件申请延长作业截止日期情有可原，但如果可以的话，尽量面对面的向教授申请延期并阐述你的理由，这样显得更诚恳c.避免在邮件中提及需要双方反复来回发言、激烈交流的话题d.如果在邮件往来中，因为一些误会导致了矛盾冲突，这时候最好还是和对方解释清楚，避免矛盾持续激化。太棒啦！你已经滑到文章尾部啦~作为你认真阅读的奖励，小编再附赠两条E-mail Pro Tips给大家！最后填写subject line（Outlook, Apple Mail适用）Subject Line是一封邮件的中心主题。在邮件编辑界面里，它也处在仅次于收件人邮件地址的位置。自然而然的，大家习惯一开始就填好Subject Line，再开始进行正文的编辑。但如果按这个顺序，你小心提前发送了尚未编辑好的邮件、或是正文中有错误的邮件，是很难撤回的。而如果我们先编辑正文，再填写subject line的话，如果在此过程中我们错误地点击了发送，邮件网站会弹出提醒，并给我们再次审视邮件内容的机会。知道这个小技巧以后，妈妈再也不用担心我错发邮件啦~检查收件人姓名拼写 检查收件人姓名拼写 检查收件人姓名拼写重要的事情说三遍一个只花费你两秒钟的事情，可能是影响收件人对你印象好坏的关键因素。 去syllabus上看看，你有没有把教授的名字拼错；如果是工作邮件往来，把HR的名字拼错的后果可能不堪设想哦，在点击发送之前，可以检查一下过往邮件往来中对方留下的签名，或是参考对方领英LinkedIn主页的姓名拼写。以上就是今天干货满满的必学“邮件之道”啦！觉得有帮助到你的话欢迎点赞收藏如果这些小技巧还不足以满足你和教授、学校的沟通需求的话，易伯华Top30名校导师可以为你提供专业的家校沟通辅导协助哦，详情扫码添加客服咨询。